Inleiding
Het project inhuur derden is in het najaar van 2009 gestart Aanleiding was de afloop van de contracttermijnen van de mantelovereenkomsten voor de inhuur van flexarbeid bij de vier grootste gemeenten in de regio op of rond 1 januari 2011. Na enige verkenning is het project verbreed naar een totale regie op alle flexarbeid. Daar hoort nadrukkelijk ook bij het bevorderen van de interne mobiliteit binnen een organisatie en in de regio.
Vanaf het begin is dit project een co-productie geweest van HRM- en inkoopspecialisten. Later zijn ook ICT-specialisten aangesloten bij de verschillende werkgroepen. Er is een projectorganisatie ingericht. De projectdirecteur komt van de gemeente Oosterhout.
Het concept is vertaald in beleidsvoorstellen en voorgelegd aan directeuren, gemeentesecretarissen en colleges van B&W. Medio 2010 hadden we groen licht voor deelname van 25 organisaties. Dat zijn de gemeenten:
Aalburg, Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Bergen op Zoom, Breda, Dongen, Drimmelen, Etten-Leur, Geertruidenberg, Goirle, Halderberge, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Moerdijk, Oisterwijk, Oosterhout, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Tholen, Waalwijk, Werkendam, Woensdrecht, Woudrichem. En de regionale milieudienst (RMD).
In totaal 25 organisaties met circa 7700 vaste medewerkers.
Doelen project inhuur derden
In het voorjaar van 2010 stonden de volgende doelen aan de basis van de besluitvorming over het project inhuur derden:
- betere beheersing en terugdringing van alle kosten rondom de externe inhuur
- meer inzicht in de hele flex-stroom, zodat daarop beter kan worden (bij)gestuurd
- meer kansen voor eigen (interne) talenten, voordat extern wordt ingekocht
- bevorderen van de arbeidsmobiliteit eigen medewerkers (oprekken interne flexibele schil)
- rechtmatig handelen binnen de wettelijke kaders
- optimaal faciliteren van de opdrachtgevers (managers en teamleiders).
Gebruiksvriendelijk en doelmatig werkproces en zoveel mogelijk alles digitaal.
- goed werkgeverschap niet alleen naar de vaste medewerkers, maar ook naar onze flexibele krachten
- betere positionering van de regio West-Brabant op de totale arbeidsmarkt
- delen van kennis en samen komen tot innovatieve oplossingen.
Hoofdkenmerken project
Het project inhuur derden bestaat uit vijf grote bouwstenen. Het is een complex en ambitieus project voor maar liefst 25 organisaties. De vijf bouwstenen nog even op een rij:
1. Organiseren en borgen van de wijze waarop we alle flexarbeid in de regio aanwenden. In stap 1 binnen de eigen organisatie, in stap 2 zoeken in de regio via het Mobiliteitscentrum en in stap 3 extern. Het Mobiliteitscentrum heeft daartoe sinds 1 januari 2011 een nieuw softwarepakket van Connexys in gebruik genomen, zodat digitale matching van interne kandidaten mogelijk is. Deze bouwsteen is succesvol georganiseerd.
2. Inkoop van alle flexarbeid tot schaal 9 voor 25 organisaties via drie mantelpartijen (Start People, Tempo-Team en Randstad). Dit is binnen een jaar gerealiseerd en ook operationeel sinds 1 januari 2011 bij alle organisaties. De marges behoren tot de laagste van Nederland. Logisch, want de aanbesteding is zeer goed ontvangen en de op één na grootste in Nederland van de afgelopen 30 jaar. Vanuit heel Nederland worden we benaderd als voorbeeld in verband met de vernieuwende opzet en succesvolle uitvoering.
3. Inkoop van alle payrolldienstverlening en zzp-facturatie (Driessen). Ook dit is succesvol ingevoerd met zeer goede tarieven en loopt sinds 1 januari 2011 bij alle organisaties. Voor dit deel geldt verder hetzelfde als voor de flexarbeid tot schaal 9.
4. Alle flexarbeid vanaf schaal 9 via een zogenaamd Marktplaatssysteem op de markt zetten. Dit systeem is na aanvankelijke opstartproblemen onder de naam ‘flexwestbrabant’ in de lucht sinds 21 maart 2011. Inmiddels hebben al ruim 700 leveranciers en ZZP-ers zich ingeschreven op flexwestbrabant. Hoewel het jammer is dat de implementatie trager verloopt dan gepland, zijn we blij dat ook dit deel nu goed landt. Blijkbaar wordt dat ook door de gebruikers zo ervaren; nu de werkprocessen in de applicatie gestroomlijnd zijn, neemt het aantal positieve reacties van gebruikers flink toe.
5. Via een bedrijfsvoeringapplicatie worden alle stappen bij de inhuur van flexarbeid digitaal uitgevoerd en geregistreerd. Van aanvraag via contracteren tot factureren. Dit deel wordt geïntegreerd met de marktplaats (zie bouwsteen d). Dit is de bouwsteen die ons en de leveranciers van deze applicatie veel werk bezorgt. We liggen met deze bouwsteen circa twee maanden achter op ons schema van begin dit jaar. Het inregelen van uniforme werkprocessen die raken aan alle bedrijfsvoeringsdisciplines bij de 25 organisaties, is uitdagend werk. Niet vreemd is het dat de implementatie daarvan over al die organisaties -met verschillende systemen en architectuur- zeer taai is gebleken en telkens weer verrassingen oplevert. Dit met name omdat de betreffende organisatie, waar de uitrol op dat moment plaatsvindt, net even anders blijkt te werken. In dit kader hebben we dan ook extra moeten investeren in het applicatiebeheer en de inhuurcoördinatie.
De gemeenten Oosterhout, Roosendaal, Bergen op Zoom, Woensdrecht, Werkendam, Woudrichem, Aalburg, Alphen en Chaam zijn live en de andere gemeenten volgen in de periode juli tot oktober 2011. We hebben wel de overtuiging dat we alle ICT-problemen met de achterliggende werkprocessen binnen enkele maanden zullen overwinnen.
Resumerend:
Door de problemen met deze vijfde, laatste bouwsteen is de planning voor de verdere uitrol aangepast. Uitstel is jammer, maar het is geen afstel. Het concept is sterk. Daarvan zijn we overtuigd. Dat vraagt nog wel het nodige begrip en geduld bij de gebruikers. Gesterkt door het gegeven dat we vier van de vijf bouwstenen reeds succesvol hebben opgeleverd, zijn we echter vol vertrouwen dat ook voor het vijfde deel dit keurig in orde zal komen.
